Når ungdomsuddannelserne yder specialpædagogisk støtte (SPS), er der to vigtige faktorer der spiller ind:
- At yde støtten
- Den omkringliggende administration.
Ambitionen med SPS Flow er at digitalisere og automatisere de administrative forhold omkring SPS. I denne artikel vil vi overordnet beskrive hvad SPS Flow er og hvordan man med SPS Flow får hjælp til alle de administrative forhold omkring SPS.
Men hvad er SPS Flow så?
SPS Flow er en softwareplatform (web & app) som digitaliserer og automatiserer hele SPS-processen og som henvender sig til de danske uddannelsesinstitutioner som yder SPS-støtte. SPS-processen er kompliceret og involverer både
- Sagsbehandlere
- Støttegivere
- Administrations- og regnskabspersonale
- Eksterne leverandører.
Det er en proces der hidtil, og i høj grad, har været båret af selvlærte og manuelle arbejdsgange på skolerne. Arbejdsgange der er særlig afhængig af erfarne medarbejderes store domænekendskab.
Med SPS Flow får skolerne en digitaliseret og standardiseret proces, hvor der dannes en ensartet arbejdsgang for hele SPS-processen. I kraft af den standardiserede proces gør SPS Flow det muligt for alle parter at danne sig overblik over aktuelle opgaver, automatiserer trivielle handlinger og slutteligt danne diverse rapporter om og indsigter i SPS-indsatsen. Især rapporter og indsigter er noget der har været yderst besværligt og tangerende til umuligt qua de manuelle arbejdsgange, men SPS Flow kan danne rapporter til brug for hhv. økonomi-/ og ressourcestyring samt uddannelsesplanlægning.
Ambitionen med SPS Flow er at digitalisere og automatisere de administrative forhold omkring SPS.
Nedenfor belyser vi kort, sagsbehandling, støtte og refusion. Som er de tre områder systemet dækker over.
Sagsbehandling
Sagsbehandlingen dækker over alt det administrative arbejde der sker fra at en elev gør opmærksom på sit behov, til at styrelsen (STUK) har truffet afgørelsen og bevilliget SPS-støtte til eleven.
Før der som sagsbehandler kan ansøges om støtte hos STUK, er der en del forarbejde, som består af.
- Et skriftligt underskrevet samtykke fra eleven og evt. værge til at udføre sagsbehandlingen.
- En afklaringssamtale
- Indhentning af supplerende dokumentation i form for eksempel ordblindetest, lægeerklæringer, udtalelser m.m.
Først når det er sket, kan der ansøges. Det er ikke svært at forestille sig at hvis man bare har 5-10 ansøgninger så bliver det svært at holde styr på hvilke samtykker der er blevet indhentet, hvilken dokumentation der mangler og om alle ansøgninger er blevet lavet.
Når skoler i dag søger og udøver støtte til deres SPS-elever sker al denne sagsbehandling meget manuelt og via manuelle papirgange. F.eks. ved indhentning af samtykkeerklæringen foregår det oftest ved at sagsbehandleren udfylder den manuelt, printer, får eleven til at underskrive for så til sidst at uploade den og gemme den på et fællesdrev.
Hvis værgen skal underskrive, skal den så også lige med eleven hjem inden den kan blive uploadet og gemt. Læg så dertil hele GDPR-aspektet. Alle dokumenter skal opbevares forsvarligt, fysiske papirer makuleres og når opbevaringspligten efter godt 5 år udløber, skal slettes igen.
Med SPS Flow har vi digitaliseret alt dette og automatiseret alt hvad der kunne automatiseres.
Undervejs i udviklingen af SPS Flow blev det hurtigt klart at det kræver mere end to hænder at holde styr alle sager, alle dokumententer og alle ansøgninger. Derfor har vi udviklet et automatisk ’to do system’ som hjælper sagsbehandleren med at få overblik alt dette og SPS Flow sender automatisk besked til sagsbehandleren når der er sket noget nyt på sagen.
Støtte
Når der gives SPS-støtte til elever skal man bruge 4 dele.
- En støttegiver
- En elev
- En forløbsbeskrivelse
- En bevilling.
Støttegiveren giver SPS-støtte til eleven og efterfølgende laves der en tidsregistrering op mod bevillingen. Umiddelbart kan det lyde simpelt. Men det bliver hurtigt besværligt for uddannelsesinstitutionerne at koordinere hvor og hvornår støtten skal leveres, af hvem og til hvem og efterfølgende få tilsikret at tidsregistreringer bliver udført og indhentet. Det bliver ikke mindre kompliceret når ’SPS i hold’ kommer på tale, men det gemmer vi til en anden artikel.
Med SPS Flow og særlig vores app bliver det gjort nemt for støttegivere at planlægge næste møde med eleven og lavet de efterfølgende tidsregistreringer.
Derudover kan man som sagsbehandler i SPS Flow nemt knytte indtil flere støttegivere på en sag og derved simpelt skal fælles forståelse for den støtte der har været og skal gives til eleven.
Refusion
Først når tidsregistreringerne er lavet kan uddannelsesinstitutionen anmode om refusion for den brugte tid. I vores møde med uddannelsesinstitutionerne gøres dette på mange forskellige måder. Nogle fører en hel klassisk og fysisk timeseddel og andre har et excelark der opdateres ved lejlighed. Fælles er at disse timer skal indsamles, tælles op, relateres til en bevilling på hver elev. Der skal ikke leveres ret meget støtte førend det bliver en opgave der kan tage mange timer, hvis ikke dage, hver måned.
Med SPS Flow sker alt dette helt automatisk. Når støttegiveren laver sin tidsregistrering, vælger de også en bevilling og én gang om måneden sørger SPS Flow for at samle alle disse tidsregistreringer og genererer de refusionsanmodninger der skal laves op mod styrelsen.
Afslutning
Som det kan ses af dette skriv er dét at administrere SPS som uddannelsesinstitution ikke trivielt. Vi har slet ikke kigget nærmere GDPR i relation til kommunikation med eleverne, automatisk sletning af data og dataadgang. Eller ’SPS i hold’, håndtering af støttemidler, rapporter, kvalitetskontrol og meget mere. Men med SPS Flow adresserer vi alt dette og skaber dermed én samlet platform for al SPS-administration.
Men fælles for udviklen af SPS Flow er, at vi har lyttet til og set ind i de administrative udfordringer skolerne mærker, og vi udvikler hele tiden i tæt samarbejde med udvalgte skoler.
Kontakt os, hvis du vil være med til at styrke uddannelsernes administrative arbejde i fremtiden.